オンラインショッピングや、インターネットバンキングでは、これらシステムを利用する顧客の情報が厳密に管理されています。
最近ニュースで、顧客情報の流出が取り立たされていますが、顧客管理は非常に重要なタスクの1つのです。
法律でも個人情報保護法が成立してから数年経ちますが、システムを構築、運用していく上で、顧客情報の取り扱いは常について回る問題です。
会社にとっては、この情報を漏らすと法的な罰則を受けるだけではなく、顧客や、一般人からの信用も失ってしまいます。
マスコミにも取り上げられてしまうため、大きな痛手となってしまいますし、最悪の場合、倒産ということにもなりかねません。
このように、インターネットを使ったシステムは、便利な反面、危険もつきものです。
利用者にとっては、システムを利用するための自分の情報が、いつのまにか第3者にわたって悪用されかねないという危険性があるので、信用できるシステムだけを利用するようにすべきです。
パソコン以外でも、最近では、スマートフォンやタブレット端末によっても、企業内のシステムを利用できるようになってきています。
スマートフォンやタブレット端末で、例えばパソコンにインストールしている会計ソフトを操作できたりします。
ネットワークでスマートフォンやタブレット端末からパソコンにアクセスして、そのパソコンにインストールされている各種ソフトを操作できることで、利便性が高まります。
いわゆるリモート操作と言われるものですが、パソコンだけでなく、その他の携帯端末でできるようになってきたことは、今後の仕事のあり方を変えるものと言えるかもしれません。
必要なときにアクセスできるということは、極端な例を挙げると、会社に行く必要がなくなるということになります。
会社側も、自宅からアクセスしている社員を管理することができるので、自宅にいながら仕事をするという態様を取り入れることで、仕事のやり方が大きく変化することになります。
ネットワークを使ったシステムの1つとして、電話会議システムがあります。
通信回線が光回線になったことから、高速のデータ通信が可能となり、音声だけではなく映像も送受信できるようになりました。
電話会議では、全国の各拠点にいる人達が、お互いの顔を見ながら、資料を用いて議論できます。
音声だけだと、「あれ」や「これ」などの指示代名詞が何を指しているのかがわかりにくいですが、映像があれば、これら指示代名詞が何を指しているのかがよくわかります。
画面を見ながらの会議は、普段行われている会議となんら変わりがないため、わざわざ会議のために、遠い拠点のメンバーが一か所に集まる必要がなくなり、移動にかかるコストの削減を図ることができます。
また、移動するための交通機関の遅れによる会議の遅延や、交通機関がマヒしてしまうことによって現地に行けない場合があっても、ネットワークさえつながっていれば、電話会議システムによって、お互いが話し合いをすることができます。
複数のネットワークによって、システムを構築する場合において、気をつけなければならいことがあります。
誰でもがネットワークに接続できるということは、オープンなシステムとしてはよいと言えますが、オープン過ぎると、セキュリティ面が弱くなってしまうという欠点があります。
これに対する一つの回避策としては、例えば、ネットワークシステムを利用する人一人一人にIDとパスワードを発行して、そのIDとパスワードをネットワークシステム利用時に確認するという方法があります。
通常のシステム提供者は、このような方法でシステムの利用を制限すれば、むやみやたらなアクセスを多少防ぐことはできます。
オープンなシステムと言うメリットはある程度犠牲にしないといけませんが、安全性をとるか利便性をとるかは、難しいもんだいであり、安全性と利便性とはいわばトレードオフの関係にあるので、どの程度の安全性を確保しつつ、利便性を提供するかということを適切に設定することが必要になります。